#K档案能力

#基本概念

#档案实体

档案实体是指构成档案的有形部分，包括纸质文件、实物、声像等，与档案的内容信息相对。简单来说，就是指档案的“看得见摸得着”的部分，比如一份纸质的合同、一张照片、一段录音等；

#档案元数据

档案元数据是描述档案数据的内容、结构、上下文和管理信息的结构化数据。它包括但不限于档案的标题、作者、创建日期、文件格式、存储位置、权限、版本历史等信息，用于支持档案的识别、检索、组织、保存和利用；

#档案电子文件

档案电子文件是指将纸质或其他物理介质的档案通过数字化技术（如扫描、拍照或数据录入）转换为电子格式（如PDF、JPEG、DOC等）的数字副本；

#档案编号

按件整理的档号结构中，类别号的构成元素包括一级类别号(档案门类代码)、二级及三级类别号、年度、保管期限代码、机构/问题代码。其结构按相关规定或根据实际需要确定。引自：《档号编制规则》DA/T13-2022

#档案全宗

机关全部档案构成一个全宗。机关隶属关系、名称发生变化但工作性质和主要业务范围未变化的，维持原全宗不变；引自：《机关档案管理规定》国家档案局令第13号

#档案门类

机关档案门类宜按照文书（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、会计（KU）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、实物档案（SW）设置一级门类代码，按照科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、设备（KJ·SB）设置科技档案二级门类代码。专业档案按照相关规定设置二级门类代码；引自：《机关档案管理规定》国家档案局令第13号

#保管期限

机关档案的保管期限通常分为永久、30年和10年三种。永久保管的档案主要包括具有长远利用价值和历史意义的，如法规、政策性文件，重要会议记录、总结报告等；30年和10年保管的档案，则根据其重要性和利用频率来确定。引自：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局第8号令

#涉密级别

国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密级国家秘密是最重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受特别严重的损害；机密级国家秘密是重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重的损害；秘密级国家秘密是一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害。引自：《中华人民共和国保守国家秘密法(2024 修订)》主席令第二十号

#档案标签

档案标签功能是K档案的一项创新功能，提高了检索效率、方便了分类整理、促进了知识共享和传承。标签允许用户以多维度的方式对档案进行分类，突破了传统文件夹层级结构的限制，使得查找特定档案更加快速和便捷。

#实体标签

K档案能够和云标签打印机实时无线通信，档案实体标签的打印不再受到空间限制，手机也能随时随地打印实体标签；

#四性检测

真实性：电子文件、电子档案的内容、逻辑结构以及背景与当前的发展保证一致；

完整性：电子文件、电子档案的内容、结构以及背景信息齐全并且没有遭受到任何程度的破坏；

可用性：电子文件、电子档案可以被检索、呈现以及理解的性质；

安全性：电子文件、电子档案的的管理过程可控、数据存储可靠，没有遭受到任何程度上的破坏、并未非法访问的性质；

引自：《机关档案管理规定》国家档案局令第13号

#档案收集

#单个归档

日常档案收集时，通过单个归档表单，实现档案逐份归档；

#批量上传

结合文档扫描仪，对纸质文档批量数字化加工后，使用批量上传，可一次性上传100个文件，并可在文件列表中查阅档案状态；

#批量归档

档案文件批量上传后，通过批量归档表单，实现文件对应档案信息的批量录入，以便完成批量归档，可在1分钟内完成100个档案的批量归档！

#档案管理

#归档统计

K档案基于低代码设计，可灵活配置档案的统计报表，包括但不限于：按区域统计、按门类统计、按对方统计、按柜号统计、按文件类型统计等等；

不需要任何代码知识，即可完成统计方式的统计界面的灵活配置，统计方式、统计维度、数据查看权限、页面展示效果等均可按需定制；

#归档明细

通过归档明细可以查看所有的归档记录，以及所有的文件元数据信息和档案元数据信息，是档案文件的集散地，该明细不允许任何操作，仅支持查看，需要编辑、借还、销毁、移交等操作时，可参考之后的功能介绍；

#档案编辑

当已归档的档案数据存在错误时，可在此处进行批量编辑，批量编辑需要慎重，如果出现误操作且遗忘了编辑前的数据内容时，可通过每条编辑记录中的动态侧边栏查看编辑历史，再用编辑功能改回原正确数据；

#档案借还

借还限制、借还逻辑、审批流程等均可按需定制，简单培训后可由档案管理员自己完成定制开发；

#档案销毁

档案销毁是指对已过保管期限或不再具有保存价值的档案，按照规定的程序进行彻底的清除和处理，以确保档案信息的安全和保密，同时避免不必要的存储和管理成本。涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》

使用K档案，可以便捷的完成档案元数据和档案电子文件的销毁，且销毁操作支持恢复和彻底销毁，保证数据安全的同时，提供了更多灵活性；

#档案移交

常规的电子档案移交接收工作流程，一般包括档案移交单位组织电子档案移交信息包、检测电子档案移交信息包、形成登记表和提交电子档案移交信息包，档案馆签收电子档案移交信息包、检测电子档案移交信息包、办理交接手续和入库电子档案等步骤；引自：《电子档案移交接收操作规程》DA/T93-2022

使用K档案，可更加便捷的完成档案移交，所有类型的档案元数据可采用excel表格形式批量导出，便于其他档案管理系统导入，档案电子文件附件可批量导出为压缩包；通过档案编号建立档案元数据和档案电子文件之间的唯一对应关系；

#档案利用

#全文检索

支持常见文档的全文搜索，并能在检索结果页面实现档案信息的查阅、电子文件的下载和预览等操作，目前支持的全文检索文件格式为：pdf、docx、xlsx、pptx、jpg、png等，批量上传页面中，解析成功的文件即为能够进行全文检索的文件；

#AI知识库

K档案的AI知识库，是一款强大易用的企业级 AI 助手，支持 RAG 检索增强、工作流编排、MCP 工具调用能力。支持对接各种主流大语言模型；

AI知识库为智能化进程注入新的动力，助力实现“提质增效”的目标。在知识库管理方面，帮助企业实现知识采集、知识入库、知识库构建的全流程自动化；在场景化智能搜索方面，能够解析用户输入的问题并匹配检索知识库；在回复准确性方面，采用了成熟的 LLM + RAG 技术，能够最大限度地降低大模型幻觉对知识搜索准确性的干扰，提高企业对业务数据的分类与召回能力；安全性方面，支持本地部署和调用本地大模型，有效管控企业使用知识库时越级访问的风险，以及公有模型在数据传输方面可能存在的安全隐患；

支持对接主流大模型，包括本地私有大模型（DeepSeek/Llama 3 / Qwen 2 等）、国内公共大模型（ DeepSeek / Kimi / 通义千问 / 智谱 / 千帆 等）和国外大模型（OpenAI等），支持的类型包括文本生成、向量模型、重排、语音、视觉、图片等。

#扩展功能

K档案基于成熟完善的低代码平台，能够根据用户的个性化需求，在极短时间内配置各类个性化应用，以实现强大的扩展功能，举例如下：

#招标管理

• 按需自定义字段；
• 多人协作管理数据；

#询价管理

• 多人协作、询价成果共享；
• 生成外链或二维码由询价对象填报；

#结算管理

• 在线生成格式规范的结算单；
• 可联动合同管理、付款管理、发票管理等。

……

#系统设置

#用户管理

对系统使用人员进行管理；

#角色管理

采用角色对用户进行分组，实现对不同档案数据的权限精细化管理；

#部门管理

可根据档案管理的实际组织架构，建立部门结构；

#元数据对照表

通过定义元数据对照表，实现批量上传后导出相应的文件元数据；

#项目管理

档案的项目信息作为档案属性之一时，可在此设置项目相关信息；

#对方管理

档案的对方信息作为档案属性之一时，可在此设置项目相关信息；

#柜号管理

档案的柜号信息作为档案属性之一时，可在此设置项目相关信息；

#盒号管理

档案的盒号信息作为档案属性之一时，可在此设置项目相关信息；

#档案全宗

档案的全宗信息作为档案属性之一时，可在此设置项目相关信息；

#档案门类

档案的门类信息作为档案属性之一时，可在此设置项目相关信息；

#档案密级

档案的密级信息作为档案属性之一时，可在此设置项目相关信息；

#档案期限

档案的期限信息作为档案属性之一时，可在此设置项目相关信息；

#档案阶段

档案的阶段信息作为档案属性之一时，可在此设置项目相关信息；

#经办人员

档案的经办信息作为档案属性之一时，可在此设置项目相关信息；

#审批中心

对于需要通过流程控制的档案操作，对应流程节点到达时，将在审批中心体现，并支持各类流程操作，包括同意、拒绝、回退、转交等，也能够在审批中心查阅发起记录、审批记录、抄送记录等；

#账号打通

K档案可集成至其他系统，打通登录系统、消息通知及通讯录体系，实现统一账号体系和身份认证。在多个应用系统中，用户只需登录一次就可以访问所有相互信任的应用系统。支持以下 3 种配置方式：

配置方式	说明
SAML2.0	安全断言标记语言，使用统一的身份提供服务（IDP）验证用户身份，然后将认证后的安全断言和用户信息返回给K档案，实现账号关联
自定义接口	简化的 SAML 协议，可在现有 SSO 接口基础上进行修改，按照要求调用服务和返回参数，并将认证后的用户信息返回给K档案，完成账号关联
CAS	中央身份验证服务，它允许用户在向中央 CAS 服务器提供一次登录凭据（如用户名和密码）后，便可访问所有配置了 CAS 的应用程序

#数据对接

通过K档案 API 及 Webhook 功能，企业可以实现与其他外部系统的对接，打通两者间的数据和业务。

• API： 提供应用、表单、数据、文件、工作流、通讯录及 CRM 接口。
• Webhook：是K档案提供的一种回调机制，可实现当K档案中有数据提交/修改/删除/恢复/表单结构变化时，向外部服务器推送相应的数据/信息。

#开放插件

除了通过 API 实现系统对接外，K档案通过代码封装实现了一系列插件，只需简单配置便可实现复杂对接场景。目前，插件市场已上线多类，总计 100+ 插件。具体如下表所示：

插件类型	说明
群机器人类	支持向钉钉群、企业微信群、飞书群推送信息
信息查询类	支持查询手机号归属地、商品条码信息、物流信息、企业信息、天气预报、不良行为、个人涉诉等信息，并可回写查询结果至K档案表单
智能识别类	支持识别发票、银行回单、车牌号、燃气表、名片、驾驶证、集装箱箱号、表格、车架号、户口簿、护照、快递面单、行驶证等，并可回写识别结果至K档案表单
实名验证类	支持验证身份证、姓名、手机号、银行卡、认证对比、企业工商信息等，并可回写验证结果至K档案表单
数据库类	支持从数据库中查询数据并回写至K档案，或推送K档案数据至数据库等
通知类	支持短信、邮件、语音通知；以及通过K档案增删改钉钉日程/腾讯会议、向指定用户推送公众号模板消息；实现与钉钉、飞书的数据消息互通等
电子签章类	支持契约锁、上上签及 e 签宝电子签章平台，实现合同、服务协议等内容的在线签署
aPaas增强类	提供如飞鹅云打印、开具数电发票、旺店通等插件，实现更复杂的表单搭建和效果
考勤数据同步类	支持通过定时推送将企业微信、钉钉考勤相关数据同步到K档案表单中
对接财务软件类插件	支持对接金蝶云星空、金蝶云星空企业版、金蝶精斗云、金蝶云星空旗舰版、金蝶云星辰、用友畅捷通、用友U8Cloud、英哲PDM产品研发系统

若插件市场中未能找到满足您需求的插件，您可向K档案提交需求反馈，或可自建插件，实现自身需求。